Fra Arcomus til Vores Ejendom: nyt system til boligforeninger

Min baggrund

Jeg er webudvikler og har arbejdet med webudvikling siden 1995. For cirka 12 år siden fik jeg og nogle partnere en idé om at bygge et system til kommunikation og dokumenthåndtering i ejendomme.

Vi sad selv i forskellige ejendomme, hvor der var behov for bedre overblik, og jeg skulle personligt til at flytte ind i en ny type ejendom, hvor den daglige drift i høj grad lå hos beboerne og ikke hos en klassisk administration eller boligkontor.

Siden 2015 har jeg været en aktiv del af driften i min egen ejendom. Ikke kun som beboer, der skulle løse praktiske opgaver, men også som vicevært og bestyrelsesformand. Jeg har derfor prøvet lidt af hvert og set mange af de problemer, der opstår i en ejendom, hvor ansvar, viden og opgaver løbende skifter hænder mellem nye og gamle beboere.

Det er en stor del af grunden til, at jeg bygger Vores Ejendom.

Ikke som en lille opdatering af Arcomus, men som en moderne videreudvikling bygget på de erfaringer, jeg har fået gennem arbejdet med Arcomus, boligforeninger, webudvikling, brugerroller, kommunikation, tickets, dokumenter og praktisk drift.

Hvorfor der er brug for Vores Ejendom

Mange boligforeninger har det samme grundlæggende problem: information og ansvar ligger spredt.

Noget ligger i mails. Noget ligger i Facebook grupper. Noget ligger i sms tråde. Noget ligger hos en enkelt person i bestyrelsen. Noget ligger i gamle dokumenter. Noget ligger i hovedet på den person, der plejer at stå for det.

Det fungerer måske nogenlunde, så længe de samme mennesker bliver ved med at tage ansvar. Men det bliver hurtigt sårbart.

• Hvad sker der, når en beboer flytter?
• Hvad sker der, når en koordinator stopper?
• Hvad sker der, når en ny bestyrelse overtager?
• Hvad sker der, når ingen kan huske, hvem der sidst havde kontakt til en leverandør?
• Hvad sker der, når en opgave er blevet nævnt fem steder, men aldrig rigtigt oprettet som en opgave?

Det er den slags problemer, Vores Ejendom skal løse.

Ikke ved at lave endnu en beskedkanal, men ved at samle de vigtigste dele af hverdagen i en boligforening ét sted.

Erfaringerne fra Arcomus

Da jeg byggede Arcomus, var behovet allerede tydeligt. Boligforeninger havde brug for et sted, hvor beboere, bestyrelse og arbejdsgrupper kunne samle information, opgaver og kommunikation.

På det tidspunkt var kravene til et system anderledes. Mobilbrug fyldte mindre. Push notifikationer var ikke noget, man forventede på samme måde. Brugeroplevelse, roller, adgangsstyring og løbende digitale arbejdsgange var ikke på samme niveau, som man forventer i dag.

Arcomus var derfor bygget til den tid, det blev lavet i.

Men gennem Arcomus fik jeg en masse konkret erfaring med de mønstre, der går igen i boligforeninger:

• Beboere ved ikke altid, hvor de skal henvende sig.
• Bestyrelser får mange gentagne spørgsmål.
• Opgaver bliver let glemt, hvis de ikke får en tydelig ejer.
• Dokumenter bliver svære at finde.
• Viden forsvinder, når personer stopper.
• Små problemer vokser, fordi flowet omkring dem er uklart.
• Frivillige bliver belastet, fordi alt ender hos de samme få personer.

Det er erfaringer, der ikke bare kan læses i en kravspecifikation. Man lærer dem ved at bygge, bruge, justere og se, hvor tingene reelt går galt.

Den erfaring tager jeg med videre i Vores Ejendom.

Hvorfor Arcomus ikke bare skal opdateres

Man kan selvfølgelig spørge, hvorfor Arcomus ikke bare bliver opdateret.

Det korte svar er, at nogle systemer når et punkt, hvor det ikke længere giver mening at lappe videre.

Når et system er bygget for mange år siden, er der ofte tekniske valg, datamodeller, brugerflows og strukturer, som var fornuftige dengang, men som ikke passer lige så godt til moderne behov.

Hvis man bare bygger ovenpå igen og igen, risikerer man at ende med et system, der bliver tungere, mere komplekst og sværere at udvikle videre på.

Jeg vil hellere bygge Vores Ejendom rigtigt fra bunden.

Det giver mulighed for at tænke systemet mere moderne:

• bedre rolle og adgangsstyring
• bedre mobiloplevelse
• bedre notifikationer
• bedre tickets og sagsforløb
• bedre årshjul
• bedre dokumentstruktur
• bedre grupper og arbejdsfordeling
• bedre historik
• bedre teknisk fundament
• bedre mulighed for videreudvikling

Det er ikke en forkastelse af Arcomus. Det er en videreudvikling af erfaringerne derfra.

Boligforeninger har brug for mere end kommunikation

Mange systemer og platforme til boligforeninger ender med at handle meget om opslag og beskeder.

Det er selvfølgelig vigtigt. Men det er ikke nok.

En boligforening har ikke kun brug for at kunne sende information ud. Den har brug for at kunne håndtere ansvar, opgaver, gentagelser, dokumenter, historik og arbejdsgange.

Der er stor forskel på en besked og en opgave.

En besked kan være:

“Der er problemer med lyset i skuret.”

En opgave kræver mere:

• Hvem ser på det?
• Er det en intern opgave?
• Skal TEK eller vicevært vurdere den?
• Skal bestyrelsen tage stilling?
• Skal der bruges en ekstern leverandør?
• Er der tidligere sager om det samme?
• Er der dokumentation?
• Er opgaven afsluttet?
• Hvem kan se historikken bagefter?

Det er her mange boligforeninger mangler et rigtigt system.

Ikke fordi folk ikke vil tage ansvar, men fordi ansvaret ofte ikke er tydeligt nok placeret.

Tickets som en praktisk arbejdsgang

Et af de centrale områder i Vores Ejendom er tickets.

Jeg ser tickets som en måde at gøre beboerhenvendelser og driftsopgaver mere strukturerede uden at gøre det unødigt bureaukratisk.

En beboer skal kunne oprette en sag, men systemet skal også kunne hjælpe undervejs. Nogle problemer kan måske løses med en guide. Andre skal sendes videre til den rette gruppe. Nogle skal vurderes internt, før der eventuelt bruges penge på en ekstern leverandør.

Det handler ikke om at gøre alting tungt.

Tværtimod.

Et godt ticket system skal gøre det lettere at finde ud af, hvad næste skridt er.

I en AlmenBolig+ afdeling kan der for eksempel være en TEK gruppe, som først vurderer tekniske sager. I andre typer boligforeninger kan det være en vicevært, en bestyrelse, en gårdgruppe eller en ekstern administrator.

Systemet skal kunne rumme forskellene.

Derfor er Vores Ejendom ikke kun tænkt som én fast model. Det skal kunne tilpasses forskellige typer boligforeninger og måder at arbejde på.

Årshjul som driftsmotor

En anden vigtig del er årshjulet.

Mange opgaver i en boligforening er tilbagevendende. Det kan være hække, fællesarealer, skralderum, arbejdsdage, serviceaftaler, rensning, sæsonopgaver, vedligehold og praktiske påmindelser.

Det lyder simpelt, men i praksis er det ofte her ting bliver glemt.

Ikke fordi nogen er ligeglade, men fordi opgaverne ligger spredt. Nogle husker det. Andre gør ikke. En gammel mail bliver fundet frem. En besked bliver sendt for sent. En opgave afhænger af en person, der plejer at have styr på det.

Et årshjul skal gøre den slags mere stabilt.

Det skal kunne vise, hvad der skal ske, hvornår det skal ske, hvem der har ansvaret, og hvad der skete sidste gang.

Historik er vigtig.

Hvis en opgave kommer igen hvert år, skal man ikke starte forfra hver gang. Man skal kunne se tidligere noter, beslutninger, leverandører og erfaringer.

Det er sådan et system begynder at skabe reel værdi.

Grupper, roller og ansvar

Boligforeninger er sjældent organiseret helt ens.

• Nogle har bestyrelse og vicevært.
• Nogle har arbejdsgrupper.
• Nogle har TEK grupper.
• Nogle har faser.
• Nogle har skiftehold.
• Nogle har gårdmænd.
• Nogle har beboere med særlige ansvarsområder.
• Nogle har eksterne leverandører.
• Nogle har administratorer.

Derfor skal et system ikke kun have “admin” og “bruger”.

Det bliver for simpelt.

Vores Ejendom skal bygges med roller og adgang som en central del af systemet. Ikke som noget, der bare sættes på bagefter.

• En beboer skal kunne se det, der er relevant for beboeren.
• En gruppe skal kunne arbejde med sine egne opgaver.
• Bestyrelsen skal kunne have overblik.
• TEK eller vicevært skal kunne håndtere sager.
• Dokumenter skal kunne vises til de rigtige personer.
• Historik skal kunne gemmes uden at alt bliver offentligt for alle.

Det kræver en teknisk struktur, der er tænkt rigtigt fra starten.

Dokumenter skal kunne findes igen

Dokumenter er et andet klassisk problem.

En boligforening har ofte mange dokumenter:

• referater
• vedtægter
• husorden
• leverandøraftaler
• vejledninger
• garantier
• driftsdokumenter
• beboerinformation
• arbejdsbeskrivelser
• tegninger
• billeder
• beslutninger

Hvis dokumenter ligger spredt i mails, mapper, private computere eller gamle opslag, bliver de svære at bruge.

Et dokument er først rigtigt værdifuldt, når det kan findes af den rette person på det rette tidspunkt.

Derfor skal dokumenter i Vores Ejendom ikke bare uploades. De skal kunne kobles til kontekst.

• Et dokument kan høre til en gruppe.
• Det kan høre til en sag.
• Det kan høre til en bygning, fase eller opgave.
• Det kan være synligt for alle eller kun for bestemte roller.
• Det kan være en del af historikken.

Det lyder teknisk, men det er meget praktisk.

For det er netop sådan, dokumenter bliver brugt i virkeligheden.

Kommunikation uden at alt drukner

Kommunikation er nødvendig, men for meget ukontrolleret kommunikation bliver hurtigt støj.

Hvis alt foregår i én stor strøm, mister man overblikket. Hvis alt foregår privat mellem enkelte personer, mister fællesskabet historikken.

Derfor skal Vores Ejendom ikke bare have kommunikation. Det skal have struktureret kommunikation.

Der er forskel på:

• en besked til alle beboere
• en besked til en gruppe
• en kommentar på en ticket
• en intern note
• en driftsopgave
• en dokumentdeling
• en påmindelse
• en notifikation

Når de ting blandes sammen, bliver det svært at finde ud af, hvad der kræver handling, og hvad der bare er information.

Et godt system skal hjælpe med den sortering.

Ikke ved at gøre det stift, men ved at give de rigtige rum til de rigtige typer kommunikation.

Mobil først, men ikke mobil alene

Beboere og frivillige bruger i høj grad mobilen.

Derfor skal Vores Ejendom fungere godt på mobil. Ikke bare være responsivt på den klassiske måde, men reelt være brugbart i hverdagen.

• Hvis en beboer står ved et problem, skal det være nemt at oprette en sag.
• Hvis en gruppe får en opgave, skal den kunne se den hurtigt.
• Hvis der kommer en besked, skal den kunne læses uden at logge ind på en besværlig måde.
• Hvis en opgave kræver handling, skal notifikationen give mening.

Samtidig må systemet ikke kun være tænkt som en app.

Der er stadig opgaver, hvor desktop giver bedre mening. Bestyrelsesarbejde, dokumenter, større overblik, opsætning, historik og administration skal også fungere godt på en større skærm.

Derfor tænker jeg Vores Ejendom som et moderne websystem med stærk mobiloplevelse, ikke som en løsning der kun giver mening ét sted.

Den tekniske tanke bag Vores Ejendom

For mig er Vores Ejendom også et teknisk projekt.

Det er ikke en almindelig hjemmeside. Det er et system med data, roller, adgang, notifikationer, relationer, historik, filer, arbejdsgange og forskellige brugerbehov.

Den slags skal bygges med omtanke.

Når man bygger et system som Vores Ejendom, skal man tænke på:

• hvordan data hænger sammen
• hvordan roller og rettigheder styres
• hvordan notifikationer ikke bliver til støj
• hvordan historik gemmes
• hvordan forskellige boligforeninger holdes adskilt
• hvordan systemet kan udvides uden at blive tungt
• hvordan brugeroplevelsen holdes enkel
• hvordan performance bevares
• hvordan systemet kan bruges på mobil
• hvordan teknikken ikke står i vejen for hverdagen

Jeg har arbejdet med webudvikling siden 1995, og en af de ting jeg har lært er, at de bedste systemer ofte er dem, hvor brugeren ikke mærker den tekniske kompleksitet.

Det er let at bygge noget avanceret, der føles avanceret.

Det svære er at bygge noget avanceret, der føles enkelt.

Det er målet med Vores Ejendom.

Bygget ud fra virkelige arbejdsgange

En af grundene til, at jeg tror på Vores Ejendom, er, at det ikke er bygget ud fra en teoretisk idé om, hvordan en boligforening måske fungerer.

Det er bygget ud fra virkelige arbejdsgange.

Jeg kender både den tekniske side og den praktiske side. Jeg ved, hvordan det ser ud, når beboere spørger om de samme ting igen og igen. Jeg ved, hvordan det føles, når frivillige skal holde styr på for mange løse ender. Jeg ved, hvordan små opgaver kan vokse, fordi de ikke bliver placeret rigtigt fra starten.

Jeg ved også, at et system ikke må gøre hverdagen tungere.

Hvis folk oplever, at systemet bliver endnu en opgave, har man tabt.

Det skal gøre ting lettere.

• Det skal give overblik.
• Det skal gemme historik.
• Det skal fordele ansvar.
• Det skal hjælpe nye personer ind i arbejdet.
• Det skal gøre det lettere at svare beboere.
• Det skal mindske mængden af gentagne spørgsmål.
• Det skal samle det, der ellers ligger spredt.

Hvorfor Vores Ejendom passer under Kim Tetzlaff

Vores Ejendom er et af mine egne projekter, men det hænger tæt sammen med den måde, jeg generelt arbejder på.

Jeg bygger ikke kun hjemmesider, der ser pæne ud. Jeg bygger løsninger, der skal fungere teknisk og praktisk.

For mig handler webudvikling ikke kun om design og kode. Det handler om at forstå problemet bag løsningen.

Når jeg arbejder med hastighedsoptimering, handler det ikke kun om en høj PageSpeed score. Det handler om at forstå server, kode, billeder, JavaScript, cache, database og brugeroplevelse.

Når jeg arbejder med teknisk SEO, handler det ikke kun om title tags og meta descriptions. Det handler om crawlbarhed, struktur, schema, interne links, canonical, redirects, performance og indhold, der kan forstås.

Og når jeg bygger Vores Ejendom, handler det ikke kun om at lave en platform.

Det handler om at forstå, hvordan en boligforening reelt fungerer, og hvordan et digitalt system kan støtte det arbejde uden at gøre det mere besværligt.

Fra gammelt system til moderne platform

Arcomus var første store skridt i den retning.

Vores Ejendom er næste skridt.

Det gamle system gav mig erfaringen. Det nye system bliver bygget med den erfaring indbygget fra starten.

Det betyder også, at Vores Ejendom ikke skal forsøge at være alt for alle på én gang. Det skal løse nogle konkrete problemer godt:

• beboerkommunikation
• tickets og sager
• grupper og ansvar
• årshjul og tilbagevendende opgaver
• dokumenter og historik
• roller og adgang
• notifikationer
• overblik for bestyrelse og frivillige

Hvis de ting fungerer, kan systemet skabe reel værdi.

Ikke bare fordi det er digitalt, men fordi det fjerner noget af den friktion, der normalt opstår i hverdagen.

Et system skal skabe ro

Noget af det vigtigste for mig er, at Vores Ejendom skal skabe ro.

• Ro for beboeren, der ved hvor man henvender sig.
• Ro for bestyrelsen, der kan se hvad der sker.
• Ro for arbejdsgrupper, der kan finde deres opgaver.
• Ro for nye frivillige, der ikke skal starte uden historik.
• Ro for fællesskabet, fordi information ikke kun ligger hos enkelte personer.

Et godt system skal ikke fylde mere end nødvendigt.

Det skal være der, når man har brug for det.

Og det skal hjælpe med at holde styr på det, der ellers let bliver væk.

Vores Ejendom er bygget på erfaring.

• Erfaring fra Arcomus.
• Erfaring fra selv at sidde i ejendomme hvor der er forskellige behov.
• Erfaring fra webudvikling.
• Erfaring fra tekniske systemer.
• Erfaring fra boligforeninger.
• Erfaring fra de små praktiske problemer, der gentager sig igen og igen.

Arcomus viste, at behovet var der. Men tiden, teknologien og forventningerne har ændret sig.

Derfor giver det mening at bygge Vores Ejendom som et nyt og moderne system, der tager det bedste fra erfaringerne med Arcomus og kombinerer det med en mere tidssvarende teknisk platform.

Målet er ikke bare at lave endnu et system til boligforeninger.

Målet er at skabe et digitalt sted, hvor beboere, bestyrelse, grupper og ansvar kan hænge bedre sammen.

For når information, opgaver og historik samles rigtigt, bliver det lettere for flere at tage del i fællesskabet.

Læs mere om systemet her